Anmälningar

När ett hamnanlöp har skapats lämnas de uppgifter som hör till hamnanlöpet genom rapporteringsformaliteter, dvs. anmälningar. En anmälan motsvarar en informationshelhet, till exempel uppgifter om ankomst, avgång, last eller besättning.

Hantera anmälningar som hör till ett hamnanlöp i vyn Anmälningar, som öppnas när du väljer ett hamnanlöp i vyn Hamnanlöp.

Uppgifter om hamnanlöpet i vyn Anmälningar

I vyn Anmälningar kan du granska grundläggande uppgifter om hamnanlöpet och de anmälningar som hör till det samt använda de funktioner som är tillgängliga för hamnanlöpet.

Uppgifter och funktioner för hamnanlöpet

På vänster sida i vyn Anmälningar visas följande grundläggande uppgifter om hamnanlöpet, om de har angetts:

hamnanlöpets identifierare, dvs. Visit ID
fartygets namn
isklass som har fastställts i Finland
hamn, dvs. UN/LOCODE-kod
hamndel
kajplats
ETA
ETD
föregående hamn
nästa hamn
knappen Farledsavgiftsberäkning för hamnanlöpet
till vem rapporteringen för hamnanlöpet har delegerats, om en delegering har gjorts
knappen Delegera
knappen Byt fartygsrepresentant
knappen Avbryt hamnanlöp.

I vyn kan det även visas en anmärkning som gäller hamnanlöpet, till exempel information om ett fartygscertifikat som saknas eller har gått ut.

Knappfunktionerna för hamnanlöpet beskrivs på separata instruktionssidor.

Anmälningskort och anmälans status

Varje anmälan visas som ett eget kort. På anmälningskortet visas:

anmälans förkortning
anmälans namn
anmälans status
information om tidsfristen eller inlämningen
tidpunkten då en inskickad anmälan skickades eller senast uppdaterades
den organisation som skickade anmälan.

Anmälningarna grupperas enligt handläggningsfas:

Försenade — tidsfristen för att lämna in anmälan har löpt ut.
Utkast — anmälan har lagts till i hamnanlöpet men ännu inte skickats.
Skickade — anmälan har skickats.

Texten på anmälningskortet anger när anmälan bör skickas eller när den har skickats.

Anmälningar som lämnas för ett hamnanlöp

Vissa anmälningar ska lämnas för alla hamnanlöp och andra endast när den aktuella uppgiften, åtgärden eller omständigheten gäller hamnanlöpet.

För alla hamnanlöp ska åtminstone anmälningarna NOA, DUE, ATA, NOD och ATD ha skickats.

Den som skickar anmälan ansvarar för att de lämnade uppgifterna är korrekta. Kontrollera uppgifterna noggrant innan du skickar anmälan. Lägg inte till personuppgifter i andra fält än de där de uttryckligen efterfrågas.

Uppgifterna i anmälan lämnas till den behöriga myndigheten. När anmälan har skickats skapar Nemo ett handläggningssvar för anmälan, men en separat myndighetsbekräftelse på mottagandet skickas inte nödvändigtvis.

Lagstiftningen om anmälningar behandlas i avsnitt 5.1 Lagstiftning.

Anmälningar som gäller ankomst

NOA — Förhandsuppgifter om ankomst
DUE — Redarens eller farledsavgiftsdeklaration
ATA — Anmälan om faktisk ankomst
CWA — Besättningslista vid ankomst
PXA — Passagerarlista vid ankomst
CGA — Lastanmälan vid ankomst
HZA — Anmälan om farliga och förorenande ämnen ombord vid ankomst
STA — Fartygsförråd ombord vid ankomst
EFF — Förteckning över besättningens tillhörigheter
WAS — Förhandsanmälan om avlämning av avfall till mottagningsanordningar i hamn
MDH — Hälsodeklaration för fartyg
MDD — Kompletterande uppgifter till fartygets hälsodeklaration
SEC — Anmälan om sjöfartsskydd.

NOA- och DUE-anmälningarna ska ha skickats innan ATA-anmälan skickas.

Anmälningar som gäller vistelsen i hamn och särskilda situationer

WAR — Avfallskvitto i samband med ankomst
MTS — Sjötrafikstatistik
SSA — Fartyg-till-fartyg-verksamhet.

Anmälningar som gäller avgång

NOD — Förhandsuppgifter om avgång
ATD — Anmälan om faktisk avgång
CWD — Besättningslista vid avgång
PXD — Passagerarlista vid avgång
CGD — Lastanmälan vid avgång
HZD — Anmälan om farliga och förorenande ämnen ombord vid avgång
STD — Fartygsförråd ombord vid avgång.

NOD-anmälan ska ha skickats innan ATD-anmälan skickas.

Anmälningar som gäller fartygsuppgifter och hantering av hamnanlöpet

SID — Anmälan om fartygets identifieringsuppgifter
SHP — Anmälan om fartygsuppgifter
CRT — Fartygscertifikat.

Lämna vid behov SID-, SHP- och CRT-anmälningarna innan övriga anmälningar som gäller hamnanlöpet. Lämna anmälningarna när ett fartyg läggs till som ett nytt fartyg i Nemo eller när fartygets identifieringsuppgifter, övriga uppgifter, isklassuppgifter eller certifikat har ändrats sedan föregående hamnanlöp.

Närmare anvisningar om hur respektive anmälan fylls i finns i anvisningen för den aktuella anmälan.

Ankomsten bekräftas när alla andra anmälningar som krävs för ankomsten till det aktuella hamnanlöpet har skickats. I detta skede är NOA-anmälan fortfarande ett utkast och ATA-anmälan har ännu inte lämnats.

På motsvarande sätt bekräftas avgången när alla andra nödvändiga anmälningar som gäller avgången har skickats. I detta skede är NOD-anmälan fortfarande ett utkast och ATD-anmälan har ännu inte lämnats.

Så här bekräftar du ankomsten eller avgången officiellt:

Kontrollera att alla andra nödvändiga anmälningar som gäller ankomsten eller avgången har skickats.
Öppna NOA- eller NOD-anmälan som är ett utkast.
Välj en bekräftelse som motsvarar situationen i fältet Bekräfta ankomst-/avgångsanmälan (DE-003-07):
- Ankomst med NOA-anmälan: ST-FI-01 — Bekräftelse av ankomstanmälan enligt punkt 3 i Tullens föreskrift 3/2018
- Avgång med NOD-anmälan: ST-FI-02 — Bekräftelse av avgångsanmälan enligt punkt 4 i Tullens föreskrift 3/2018.
Skicka NOA- eller NOD-anmälan.
Lämna ATA- eller ATD-anmälan senare.

Bekräftelsen kan inte återkallas efter att anmälan har skickats. Om det efter att ankomsten har bekräftats visar sig att fartyget inte kommer till hamnen, avbryt hela hamnanlöpet enligt anvisningen i avsnitt 3.1 Hamnanlöp.

Avbrytande av ett hamnanlöp behandlas i avsnitt 3.1 Hamnanlöp.

Tidsfrist för att lämna in en anmälan

Tidsfristerna varierar beroende på anmälningstyp och situation. Kontrollera tidsfristen och eventuella undantag i myndigheternas föreskrifter och i anvisningen för den aktuella anmälan.

Lägga till en anmälan i ett hamnanlöp

Du kan lägga till en anmälan i ett hamnanlöp:

som ett nytt tomt anmälningsutkast
genom att använda uppgifter som lämnats vid ett tidigare hamnanlöp med samma fartyg
genom att ladda upp anmälningsuppgifter från en Excel-fil.

En eller flera anmälningar av samma typ?

För de flesta anmälningstyper kan det bara finnas en anmälan per hamnanlöp.

Det kan dock finnas flera av följande anmälningar för samma hamnanlöp:

CRT — Fartygscertifikat
CGA — Lastanmälan vid ankomst
CGD — Lastanmälan vid avgång
WAR — Avfallskvitto i samband med ankomst.

Om en sådan anmälan redan har lagts till i hamnanlöpet kan du lägga till ytterligare en anmälan av samma typ.

Varje anmälan har ett eget referensnummer, LRN (Local Reference Number), som används för att skilja anmälningar av samma typ från varandra.

1. Lägga till ett tomt anmälningsutkast

Använd detta alternativ när du lämnar uppgifterna för första gången eller när tidigare uppgifter inte kan användas.

Så här lägger du till ett anmälningsutkast:

Tryck på Lägg till anmälan i vyn Anmälningar.
Välj en eller flera anmälningar.
Tryck på Lägg till i hamnanlöpet.

De tillagda anmälningarna visas som utkast i vyn Anmälningar.

2. Använda uppgifter från ett tidigare hamnanlöp

Använd detta alternativ när du vill använda uppgifter som lämnats vid ett tidigare hamnanlöp med samma fartyg.

Så här importerar du uppgifterna:

Öppna det hamnanlöp som du vill importera uppgifter till.
Tryck på Importera uppgifter.
Välj ett tidigare hamnanlöp och den anmälan vars uppgifter du vill använda.
Tryck på Använd vald.

Uppgifterna från den valda anmälan kopieras till anmälningsutkastet för det aktuella hamnanlöpet. Anmälan visas som ett utkast i vyn Anmälningar.

Importen av uppgifterna skickar inte anmälan. Kontrollera anmälan och skicka den separat. Alla uppgifter från det tidigare hamnanlöpet är inte nödvändigtvis giltiga för det aktuella hamnanlöpet. Korrigera ändrade eller bristfälliga uppgifter innan anmälan skickas.

3. Ladda upp anmälningsuppgifter från en Excel-fil (EU harmoniserade Excel, Spreadsheet)

Använd detta alternativ när anmälningsuppgifterna redan finns i Excel-format eller när anmälan innehåller stora mängder information, till exempel uppgifter om passagerare, besättning eller last.

Du kan lägga till eller uppdatera anmälningsuppgifter genom att fylla i uppgifterna i en Excel-fil och ladda upp filen med knappen Ladda upp anmälningsfil i vyn Anmälningar.

Använd i första hand den nationella Excel-fil som används i Finland (National Spreadsheet): National Spreadsheet v2.0.1Apar i en ny flik

Den nationella Excel-filen innehåller utöver uppgifterna enligt EMSWe-kraven även de nationella uppgifter som ska rapporteras i Finland.

Du kan också använda EMSA Digital Spreadsheet, som motsvarar det gemensamma europeiska rapporteringsformuläret enligt EMSWe-kraven: EMSA digital spreadsheet — EMSA webbplatsApar i en ny flik

Om du använder EMSA Excel-fil ska du efter uppladdningen kontrollera anmälningarna i Nemo och komplettera de nationella uppgifter som saknas innan anmälningarna skickas.

Så här laddar du upp anmälningsuppgifter från en Excel-fil:

Ladda ner den nationella Excel-fil som används i Finland till din enhet.
Fyll i de flikar som behövs för det aktuella hamnanlöpet. En fil kan innehålla uppgifter för flera anmälningar.
Fyll endast i de celler som är avsedda att fyllas i och använd de angivna värdena i valfälten.
Öppna önskat hamnanlöp i vyn Hamnanlöp.
Tryck på Ladda upp anmälningsfil.
Välj den ifyllda Excel-filen och bekräfta uppladdningen.

När uppladdningen lyckas identifierar Nemo utifrån de ifyllda cellerna vilka anmälningar och datafält uppgifterna hör till. Systemet skapar eller uppdaterar motsvarande anmälningsutkast.

Närmare anvisningar om hur Excel-filen fylls i finns i Excel-filen.

Observera:

Om filen eller uppgifterna i den innehåller fel blockeras uppladdningen och anmälningsutkasten skapas eller uppdateras inte. Korrigera felen i Excel-filen och ladda upp filen på nytt.
Om du upptäcker ett fel i uppgifterna efter uppladdningen kan du korrigera dem genom att ladda upp en uppdaterad Excel-fil på nytt eller genom att redigera anmälningsutkastet i användargränssnittet.
Om det endast kan finnas en anmälan av en viss typ för ett hamnanlöp uppdaterar en ny uppladdad fil det tidigare uppladdade anmälningsutkastet.
Om det kan finnas flera anmälningar av samma typ för ett hamnanlöp skapar en ny uppladdad fil ett nytt anmälningsutkast vid sidan av de tidigare.

Exempel:

Det kan endast finnas en NOA- och en NOD-anmälan för samma hamnanlöp. Därför uppdaterar en ny uppladdad Excel-fil det tidigare uppladdade anmälningsutkastet.
Det kan finnas flera CGA-, CGD-, CRT- och WAR-anmälningar för samma hamnanlöp. I dessa fall skapar en ny uppladdad Excel-fil ett nytt anmälningsutkast vid sidan av de tidigare.
Om ett anmälningsutkast som har skapats från en Excel-fil är felaktigt och inte behövs, ta bort det enligt anvisningen Ta bort en anmälan.

Fylla i, skicka och uppdatera en anmälan

Öppna anmälan i vyn Anmälningar.
Fyll i de uppgifter som saknas i formuläret.
Gå vid behov till formulärets olika avsnitt via innehållsförteckningen.
Kontrollera varningsmeddelandena, som anger vilka uppgifter som saknas eller behöver korrigeras. Med pilen i varningen kommer du direkt till det aktuella fältet.
Kontrollera och korrigera även förifyllda uppgifter, till exempel uppgifter som automatiskt hämtats från Nemos fartygsinformationstjänst eller överförts från tidigare anmälningar.
Tryck på Skicka.

Statusen för en skickad anmälan ändras till Skickad i vyn Anmälningar.

Formulärinställningar för anmälningar

I inställningarna för Rapporteringsformaliteter kan du välja i vilken omfattning uppgifter visas i anmälningsformuläret.

Öppna Menu via profilen i huvudmenyn och välj Inställningar. Följande alternativ är tillgängliga:

Endast relevanta fält — i formuläret visas endast de datafält som krävs nationellt i Finland
Endast ifyllda fält — i formuläret visas endast de fält där uppgifter har angetts
Visa anvisningar — i formuläret visas fältspecifika anvisningar och beskrivningar.

Inställningarna ändrar hur uppgifterna visas. De ändrar inte innehållet i anmälan.

Formulärfält, tabeller och bilagor

Lägg vid behov till ett nytt fält eller avsnitt i anmälan genom att trycka på Lägg till.

Ta bort ett onödigt fält eller avsnitt genom att trycka på Ta bort, dvs. papperskorgsikonen.

I en tabell kan du:

lägga till en ny rad med knappen Lägg till
öppna en rad för redigering med knappen Redigera, dvs. pennikonen
ta bort en felaktig rad med knappen Ta bort, dvs. papperskorgsikonen.

Lägg vid behov till en bilaga till anmälan genom att trycka på Ladda upp fil. Välj filen på din enhet och bekräfta uppladdningen.

Anmälans rubrikuppgifter (MAI) och svarsuppgifter (RES+FRM)

Till varje anmälan hör rubrik- och svarsuppgifter som behövs för att identifiera, förmedla och behandla anmälan.

MAI innehåller rubrikuppgifterna för den anmälan som skickas. När anmälan har skickats skapas RES+FRM-avsnitten, som innehåller svaret om handläggningen av anmälan.

Med hjälp av uppgifterna:

kopplas anmälan till rätt hamnanlöp och deklarant
identifieras den ursprungliga anmälan och senare uppdateringar av den
förmedlas anmälan för handläggning i rätt format
kopplas handläggningssvaret till rätt anmälan
visas om anmälan har godkänts eller om den kräver åtgärder.

MAI- och RES+FRM-avsnitten visas i anmälningsformuläret som en del av den anmälningsspecifika vyn.

MAI — Anmälans rubrikuppgifter

MAI-avsnittet innehåller de uppgifter som behövs för att identifiera, förmedla och följa upp anmälan. Dessa är till exempel:

identifierare för anmälan och hamnanlöpet
anmälningstyp
uppgifter om deklaranten.

Nemo skapar automatiskt uppgifterna i MAI-avsnittet utifrån hamnanlöpet, anmälan och användarens organisationsuppgifter. Uppgifterna i MAI-avsnittet kan inte redigeras i anmälningsformuläret.

Kontrollera innan anmälan skickas att uppgifterna i MAI-avsnittet är korrekta.

Om deklarantens kontaktuppgifter är felaktiga:

Öppna Menu i huvudmenyn.
Välj Organisationshantering.
Öppna fliken Organisation.
Uppdatera och spara organisationens kontaktuppgifter.
Gå tillbaka till MAI-avsnittet i den nya anmälan eller den anmälan som ska uppdateras och kontrollera uppgifterna innan anmälan skickas.

En uppdatering av organisationens uppgifter ändrar inte uppgifterna i en anmälan som redan har skickats. Myndigheten behåller de uppgifter som lämnades vid tidpunkten då anmälan skickades.

De egentliga uppgifterna som ska rapporteras fylls i i de anmälningsspecifika avsnitten efter MAI-avsnittet.

RES — Svarets rubrikuppgifter

RES-avsnittet innehåller de uppgifter som behövs för att identifiera svaret och koppla det till den ursprungliga anmälan. Dessa är till exempel:

svarets identifierare
svarstyp
den myndighet som lämnat svaret
hänvisning till den anmälan som svaret gäller.

Uppgifterna i RES-avsnittet kan inte redigeras.

FRM — Svar på anmälan

FRM-avsnittet innehåller resultatet av handläggningen av anmälan. Där visas:

status för handläggningen av anmälan
eventuell ytterligare information
fel
varningar.

Ett felmeddelande kan även ange det fält eller den tabellrad i anmälan som återkopplingen gäller.

Uppgifterna i RES- och FRM-avsnitten kan inte redigeras.

Kontrollera handläggningssvaret för anmälan

När du har skickat en anmälan ska du kontrollera det svar som har skapats för den i den anmälningsspecifika vyn.

Agera enligt svaret på följande sätt:

Om anmälan har godkänts behöver du inte göra några ändringar på basis av svaret.
Om anmälan har godkänts villkorligt, kontrollera den ytterligare informationen i svaret och eventuella fortsatta åtgärder.
Om anmälan har avvisats eller är bristfällig, kontrollera de angivna felen, korrigera anmälan och skicka den på nytt.
Kontrollera även varningarna och bedöm om de kräver att uppgifterna korrigeras.

Ett godkänt FRM-svar bekräftar att anmälan har godkänts för handläggning. Det innebär inte i sig ett klareringsbeslut för fartyget, ett avgångstillstånd eller något annat separat myndighetsbeslut.

Spara en sammanfattnings-PDF av en skickad anmälan

Du kan spara en sammanfattnings-PDF av uppgifterna i en skickad anmälan. Sammanfattningen innehåller de uppgifter som skickats i anmälan och visar dem i en struktur som motsvarar anmälningsformuläret.

Så här sparar du PDF-filen:

Välj i vyn Anmälningar den skickade anmälan vars sammanfattning du vill spara.
Tryck på Skriv ut PDF.
Välj Spara som PDF eller motsvarande alternativ i ditt operativsystem i utskriftsdialogrutan.
Bekräfta att filen ska sparas.

Anmälan kan visas i liten storlek i förhandsgranskningen, och förhandsgranskningen skalas inte korrekt i alla operativsystem. I den sparade PDF-filen visas anmälan i rätt storlek.

PDF-filen sparas på din enhet och innehåller de uppgifter som skickats i anmälan.

Ta bort en anmälan

Ta bort en anmälan om den inte längre behövs eller om den har lagts till av misstag.

När en anmälan tas bort försvinner den från det aktuella hamnanlöpet. Åtgärden tar inte bort eller ändrar uppgifter som redan har sparats på andra ställen i Nemo till följd av handläggningen av anmälan. Om du till exempel tar bort en anmälan som gäller fartygsuppgifter tas inte de fartygsuppgifter som sparats i Nemos fartygsinformationstjänst bort eller ändras. Om fartygsuppgifterna behöver korrigeras eller uppdateras ska du skicka en anmälan som uppdaterar uppgifterna.

Följande anmälningar kan inte tas bort från ett hamnanlöp:

ATA
ATD
NOA
NOD
DUE
SID.

Så här tar du bort en anmälan:

Öppna vyn Hamnanlöp.
Öppna önskat hamnanlöp.
Öppna den anmälan som ska tas bort.
Tryck på Ta bort.

Den borttagna anmälan visas inte längre under hamnanlöpet.